?摘　要:對(duì)中國(guó)石化河南石油分公司HSE管理體系在建立實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料,就其建立和管理工作進(jìn)行了介紹,并就HSE管理體系與一些傳統(tǒng)管理方式產(chǎn)生的檔案資料的相互滲透和融合問(wèn)題進(jìn)行了探討。
　? 關(guān)鍵詞:HSE管理體系　檔案資料　建立　管理
安全、環(huán)境與健康(HSE)管理體系是國(guó)際石油石化行業(yè)通用的管理方法,也是切實(shí)落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制,推行風(fēng)險(xiǎn)管理,清潔生產(chǎn),保護(hù)員工身體健康的具體體現(xiàn)。在建立、實(shí)施HSE管理體系過(guò)程中產(chǎn)生了大量檔案資料,而且涵蓋了成品油收發(fā)存、銷售各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的諸多記錄和文件,而這些檔案資料的建立和管理也和新建立的HSE體系一樣,存在一個(gè)探索和完善的過(guò)程。
1　目前HSE檔案資料管理的現(xiàn)狀
HSE體系正式實(shí)施后,大量的資料、記錄要收入檔案室。首要的問(wèn)題是什么記錄保存?什么記錄不保存?例如:各單位危害識(shí)別小組每年都要進(jìn)行HSE危害識(shí)別,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估清單要不要保存,若要保存又如何存檔,是所有的識(shí)別清單都保存,還是只保存重大風(fēng)險(xiǎn)清單?重疊性文件怎么辦?例如,上級(jí)單位檢查組每次來(lái)檢查的方法不一樣,有的對(duì)照HSE體系手冊(cè)、程序文件查資料;有的仍查傳統(tǒng)的規(guī)章制度、檢查標(biāo)準(zhǔn)。被檢查單位勢(shì)必準(zhǔn)備兩套檔案資料,供各檢查組查閱,然而給檔案資料的分類保存帶來(lái)了一定困難。
這在HSE體系建立與實(shí)施的初期,相關(guān)檔案資料的建立和管理的初期是不奇怪的。但是,由于檔案資料建立和管理的連續(xù)性和累積性。在其初期必須有一個(gè)好的開(kāi)頭打下好的基礎(chǔ),不然勢(shì)必出現(xiàn)頭重腳輕、虎頭蛇尾的現(xiàn)象,形成錯(cuò)誤模式和習(xí)慣后,再改就難了。然而,在體系實(shí)施成熟期未到來(lái)之前,又很難有一個(gè)完善的歸檔和管理辦法,特別是在集團(tuán)公司、銷售事業(yè)部沒(méi)有下達(dá)具體的、統(tǒng)一的HSE檔案管理標(biāo)準(zhǔn)之前,還要根據(jù)通常的建檔管理規(guī)律和HSE檔案的特點(diǎn),探索適合自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要的檔案管理方法,為建立檔案資料的規(guī)范化管理打好基礎(chǔ),更好地為HSE管理體系的計(jì)劃編制、實(shí)施檢查、改進(jìn)和持續(xù)完善提供基礎(chǔ)資料和科學(xué)依據(jù)。
2　促進(jìn)HSE檔案資料規(guī)范管理的幾種途徑
2.1　細(xì)分要素,逐級(jí)追究,完善檔案
體系建立容易,實(shí)施難。體系發(fā)布后,看各級(jí)執(zhí)行單位的檔案資料是否完備就知曉體系執(zhí)行情況了。因?yàn)榛鶎訂挝涣?xí)慣于舊有的管理方式,往往是不執(zhí)行或是執(zhí)行不到位。而HSE體系的核心是《程序文件》的執(zhí)行,大量的檔案資料也由此產(chǎn)生。因此,管理好檔案資料,也能較好地避免HSE管理體系制定與具體實(shí)施的脫節(jié)現(xiàn)象,它們是相輔相成的。所以強(qiáng)制執(zhí)行程序文件是非常必要的,即要求所屬各機(jī)關(guān)部門(mén)、基層單位細(xì)分出相關(guān)要素的內(nèi)容,知道誰(shuí)干什么,填寫(xiě)什么,歸入檔案些什么等等。為此,一些省石油分公司制定了《HSE責(zé)任事故及責(zé)任追究制暫行辦法》,追究各級(jí)HSE組織、領(lǐng)導(dǎo)者和執(zhí)行者的責(zé)任,使之在日常生產(chǎn)、施工、改造、維修中自覺(jué)執(zhí)行HSE管理體系的要素內(nèi)容,自覺(jué)填寫(xiě)記錄,自覺(jué)歸入檔案。作為檔案資料,也要求從檔案資料的產(chǎn)生時(shí)開(kāi)始,就是要素清晰,內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完善,職責(zé)明確的檔案資料,為其今后的管理和使用打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。
2.2　做好培訓(xùn),從具體檔案管理人員入手
做好“培訓(xùn)”是HSE管理體系建立與全面、正確實(shí)施的關(guān)鍵。做HSE工作的人都有同感,每個(gè)階段的培訓(xùn)都很重要,如同蓋樓房,一層沒(méi)蓋牢,就危及全樓的質(zhì)量。因此,要高度重視每個(gè)環(huán)節(jié)的培訓(xùn)工作。在整個(gè)體系對(duì)外發(fā)布后,再次組織HSE體系具體操作人員也就是檔案管理人員培訓(xùn)班,使他們明確HSE檔案管理工作的重要性、具體職責(zé)及資料向誰(shuí)催要、如何入檔等等問(wèn)題。既可以按《HSE程序文件》排序目錄分列入檔,也可以按《油庫(kù)檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》的序列號(hào)分解入檔。
2.3　分區(qū)擺放,遵循入門(mén),做好文件目錄與編號(hào)
面對(duì)重多的檔案資料,要查閱方便,首先可按HSE體系的十大要素或資料的種類劃分為幾個(gè)大的區(qū)域:即HSE組織、教育、檢查、風(fēng)險(xiǎn)管理、設(shè)備管理、應(yīng)急管理、變更管理等,根據(jù)自身情況設(shè)置,粗細(xì)皆可。總之,幾大資料區(qū)域的設(shè)置要充分包含HSE體系所規(guī)定的要素內(nèi)容,然后按內(nèi)容做好標(biāo)識(shí)將檔案柜分列開(kāi)來(lái),以便檔案遵循入門(mén)。優(yōu)秀的檔案室,應(yīng)編制一份簡(jiǎn)明扼要的《文件記錄清單》,詳細(xì)列出該資料室所存放資料的名稱及供其檢索文件的編號(hào)。既便不查閱資料,也可通過(guò)文件記錄清單,了解整個(gè)檔案室的資料內(nèi)容。關(guān)鍵是檢索文件的編號(hào)要簡(jiǎn)潔易懂,便于文件建立和追溯。要專門(mén)制定《HSE編號(hào)管理辦法》,將油庫(kù)、車隊(duì)、加油站、安監(jiān)科等基層單位、職能科室全部覆蓋其中,確保了HSE文件的可追溯性。統(tǒng)一編號(hào)之后,可將文件編號(hào)打印在檔案盒標(biāo)簽上,按區(qū)域、編號(hào)查閱非常方便。
2.4　定期督查,加大檔案資料在考核評(píng)比中的權(quán)重
HSE管理體系執(zhí)行中,日常收發(fā)存,銷售環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的各種記錄清單要存至檔案室,以備查。那么各級(jí)督查組和HSE辦公室就應(yīng)該將基層檔案室做為每次督查的重點(diǎn)之一,抽查程序文件中關(guān)鍵性的條款,查看是否執(zhí)行。檢查中會(huì)發(fā)現(xiàn)由于種種原因而造成的錯(cuò)誤清單,即該填寫(xiě)的不填,不該填的卻寫(xiě)了許多;或者是方法錯(cuò)誤,如:要用工作危害分析法(JHA)卻使用預(yù)危害分析法(PHA),致使分析不準(zhǔn)確,浪費(fèi)了時(shí)間和精力。此時(shí)督查人員在檢查中要履行輔導(dǎo)員的職責(zé),及時(shí)講解、更正被曲解的內(nèi)容。督查完畢后,要將此次成績(jī)記入全年考核成績(jī)之中,加大檔案資料在考核評(píng)比中的權(quán)重,獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,以督促HSE體系的具體執(zhí)行。
3　HSE體系繁衍資料的整合與設(shè)置事例
3.1　危害識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與隱患治理臺(tái)帳的融合HSE程序文件要求,基層生產(chǎn)單位“HSE危害識(shí)別小組”每年要對(duì)工作崗位、要害區(qū)域做一次危害識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,徹底查找重大危害。可以將此活動(dòng)產(chǎn)生的資料與傳統(tǒng)的隱患治理臺(tái)帳有效的結(jié)合起來(lái),將每年年初所識(shí)別的危害結(jié)果,逐項(xiàng)提出申請(qǐng)、做出《管理方案》,同時(shí)也匯入隱患治理臺(tái)帳。即《HSE管理方案》與《隱患治理臺(tái)帳》統(tǒng)一,各有詳有略,做到有項(xiàng)目、有時(shí)間、有資金、有負(fù)責(zé)人。而各項(xiàng)新改擴(kuò)建、大維修項(xiàng)目所進(jìn)行的危害識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估清單要附在該項(xiàng)目資料檔案中,單獨(dú)存檔會(huì)造成零亂和不便。
3.2　承包商管理文檔的建立
此文檔的內(nèi)容較以往的傳統(tǒng)管理內(nèi)容要豐富得多,基層單位所有新改擴(kuò)建的項(xiàng)目都要納入管理,對(duì)設(shè)備設(shè)施、工藝參數(shù)等的變更要準(zhǔn)確記錄并入檔。再有各項(xiàng)《作業(yè)許可證》的更改,在2004中國(guó)石化集團(tuán)公司下發(fā)的《安全生產(chǎn)監(jiān)督管理制度》中,規(guī)定在用火、進(jìn)入受限空間、破土等作業(yè)許可證中要填寫(xiě)危害識(shí)別內(nèi)容。但應(yīng)當(dāng)區(qū)分的是此危害識(shí)別是局部識(shí)別,不能替代整個(gè)項(xiàng)目。如:卸油棧橋的重建或改造必須做一個(gè)整體的危害識(shí)別,并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)度的大小制定相應(yīng)的控制措施。此外,施工現(xiàn)場(chǎng)承包商的選擇、監(jiān)督、檢查與懲治,要填寫(xiě)《HSE承包商工作現(xiàn)場(chǎng)檢查清單》、《違反HSE安全協(xié)議罰款單》、《不符合整改通知單》等且要及時(shí)整改,不僅僅是簽一個(gè)安全協(xié)議,搞一個(gè)形式上安全教育就萬(wàn)事大吉了,強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督及完工后的驗(yàn)收等等都要從記錄開(kāi)始,全部歸入檔案。
3.3　提供詳實(shí)資料,促進(jìn)設(shè)備管理
HSE設(shè)備管理檔案要有詳盡資料記錄,才有建立的必要及參考價(jià)值。以油庫(kù)為例:河南石油分公司將在用29個(gè)油庫(kù)的所用設(shè)備以表格的形式登錄在檔,從油庫(kù)的始建日、占地面積到油罐、機(jī)械設(shè)備、輸油管線、防爆電器等設(shè)備的工藝參數(shù)、生產(chǎn)廠家等等都盡攬其中。此外,對(duì)新改擴(kuò)建項(xiàng)目的變更,諸如在乙醇汽油工程改造、油罐防腐、消防道路的改建中的設(shè)備參數(shù)、使用涂料、廠家、改造時(shí)間等等進(jìn)行了詳細(xì)記錄。同時(shí)還一一對(duì)應(yīng)設(shè)置了設(shè)備責(zé)任牌,大到儲(chǔ)油罐、棧橋、油泵小到消防器材、可燃?xì)怏w報(bào)警器、閥門(mén)等,都有明確的設(shè)備保養(yǎng)時(shí)間、測(cè)試時(shí)間和責(zé)任人,從而確保了設(shè)備完好率,保證了收發(fā)、儲(chǔ)運(yùn)銷。油罐汽車被稱為流動(dòng)的危險(xiǎn)源,每年都有油罐車在運(yùn)油過(guò)程中發(fā)生各種大小事故。因此,在HSE檔案管理中,要求油罐車隊(duì)必須嚴(yán)格執(zhí)行HSE程序文件,除日月周三級(jí)車輛安全檢查之外,還須建立《油罐車單車檔案》,主要包括車輛管理部門(mén)、危害運(yùn)部門(mén)發(fā)放的道路危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸操作證、從業(yè)證、營(yíng)運(yùn)證記錄、車檢記錄等。同日還要建立《車輛維修檔案》,包括罐車分級(jí)保養(yǎng)記錄大中小維修記錄等,從維修廠家、更換配件、型號(hào)年份、合格證等都要入檔。為日常維修保養(yǎng)提供準(zhǔn)確依據(jù),確保安全運(yùn)營(yíng)。
3.4　應(yīng)急檔案管理
應(yīng)急預(yù)案是企業(yè)預(yù)防突發(fā)事故的有力屏障查應(yīng)急檔案,首先是看各項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案是否齊全有效,它的編制是否遵循HSE程序要求等。在HSE體系實(shí)施過(guò)程中,要組織人員對(duì)多年沿用的各項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行全面修改,剔除空洞、不切實(shí)際的內(nèi)容,整理出防火、防震、防汛、防停電、防停水等各項(xiàng)預(yù)案,組織干部職工進(jìn)行演練,也可按區(qū)域進(jìn)行消防演習(xí)比賽,提高處理突發(fā)事件的能力,將突發(fā)事件的影響損失減少到最小程度。河南石油分公司還簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)的演習(xí)總結(jié),在《HSE應(yīng)急管理程序》中明確要求演練結(jié)果填入《HSE重大事故及災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案演練》記錄表,它既方便、實(shí)用又利于存檔,受到基層單位的歡迎。此外,消防車、泡沫泵、水泵等的定期運(yùn)行記錄,泡沫液、消防蓄水的更換記錄以及消防隊(duì)員定期的訓(xùn)練計(jì)劃和訓(xùn)練成績(jī)等等都要如實(shí)在應(yīng)急檔案中體現(xiàn)并接受查驗(yàn),從而達(dá)到防微杜漸、安全生產(chǎn)的目的。
4　結(jié)語(yǔ)
筆者希望通過(guò)上述粗淺的認(rèn)識(shí),能夠給大家?guī)?lái)一些幫助與啟發(fā),一些企業(yè)按此建立檔案,已初見(jiàn)成效,在日常安全數(shù)質(zhì)量管理中發(fā)揮了較好作用,提升了安全數(shù)質(zhì)量管理水平。總之,HSE管理體系的具體實(shí)施,是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的工作,任重而道遠(yuǎn)。HSE檔案資料的建立和管理工作是不可忽視的重要環(huán)節(jié),只要堅(jiān)持運(yùn)用,在生產(chǎn)實(shí)際中不斷摸索、改進(jìn)和完善,企業(yè)、員工還是受益匪淺的。
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